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Erstellen, bearbeiten und löschen Sie Individuelle Benutzer- und Dokumentinformationen für Analysen

  • Aktualisiert

Wenn Sie eine Prüfung durchführen, speichert Acrolinx die entsprechenden Daten in der Berichtsdatenbank. Acrolinx sammelt Daten wie den Benutzernamen, unter dem die Prüfung durchgeführt wurde, oder den Namen des geprüften Dokuments. Für Analytics-Funktionen möchten Sie vielleicht noch weitere Daten über Benutzer oder Dokumente erfassen. Sie können Benutzer auffordern, vor Prüfungen individuelle Benutzerinformationen oder Dokumentinformationen einzugeben. Diese Felder können als erforderlich oder optional eingestellt werden. Sie können auch von einem Drittanbieter stammen, wie etwa Ihrem External Directory Service. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder eines Drittanbieters konfigurieren möchten, wenden Sie sich bitte an das Acrolinx Customer Success-Team.

Erstellen und Konfigurieren von individuellen Feldern

Um zu gewährleisten, dass Sie die korrekten benutzerdefinierten Informationen erfassen, können Sie Acrolinx so konfigurieren, dass vor jeder Prüfung ein entsprechendes Formular angezeigt wird. Alternativ können Sie Acrolinx für automatisches Mapping von Daten aus Dokumenten zu bestimmten benutzerdefinierten Feldern konfigurieren. Auf der Seite Benutzerdefinierte Felder konfigurieren Sie eigene Felder, um Analysedaten über Benutzer oder Dokumente zu sammeln.

Tipp

Bevor Sie diese Funktion nutzen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Berichtsdatenbank aktiviert ist.

So konfigurieren Sie benutzerdefinierte Felder im Dashboard:

  1. Navigieren Sie zu Analytics > Administration > Benutzerdefinierte Felder.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Benutzer oder Dokumente und konfigurieren Sie Ihre benutzerdefinierten Felder.

    1. Klicken Sie auf Feld hinzufügen, um ein Feld hinzuzufügen.

    2. Geben Sie den Namen ein.

    3. Wählen Sie einen Feldtyp aus.

      • Wählen Sie die Option Liste aus, wenn das Feld ein Listenfeld ist und Benutzer einen vordefinierten Wert auswählen sollen.

      • Wählen Sie die Option Text aus, wenn das Feld ein Freitextfeld ist, in dem Benutzer beliebige Werte eingeben können.

    4. (Optional) Geben Sie bei einem Listenfeld die Werte in der Spalte Werte ein.

      Geben Sie jeden Wert in einer neuen Zeile ein. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Textfelds, um die Änderungen zu übernehmen.

    5. Wählen Sie einen Eingabetyp aus.

      • Wählen Sie die Option Erforderlich, wenn Ihre Benutzer das Feld ausfüllen müssen.

      • Wählen Sie Optional aus, wenn das Feld ein Freitextfeld ist, in dem Benutzer beliebige Werte eingeben können.

      • (Nur Benutzerfelder) Wählen Sie die Option Drittanbieter aus, wenn das Feld von einem externen Anbieter stammt.

        Warnung

        Hinweis: Die Option Drittanbieter funktioniert derzeit nur mit einem PingFederate-Server.

        (Nur Dokumentfelder) Wählen Sie die Option Von Content, wenn Werte für dieses Feld aus dem Dokument extrahiert werden sollen.

        Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel zum Konfigurieren von automatischem Datenmapping.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

  4. (Optional) Löschen Sie die individuellen Benutzerinformationen, wenn Sie die Werte eines Felds angepasst haben und sicherstellen möchten, dass die Benutzer das entsprechende Feld aktualisieren. Ihre Benutzer müssen ihre Benutzerdaten dann erneut eingeben.

Individuelle Felder löschen

Benutzerdefinierte Felder, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen. Wenn Sie ein Feld löschen, bleiben die entsprechenden Daten in der Datenbank.

Anmerkung

Wenn Sie Prüfprofile aktiviert haben, sollten Sie die Zuweisungen vor dem Löschen eines Felds oder Feldwerts prüfen. Möglicherweise sind einige Prüfprofile von diesen Feldern abhängig. Wenn Sie z. B. eine Abteilung löschen, kann es sein, dass Benutzer in dieser Abteilung nicht mehr die richtigen Prüfungseinstellungen erhalten. Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung, um die Zuweisungen zu prüfen.

So löschen Sie benutzerdefinierte Felder:

  1. Navigieren Sie zu Analytics > Administration > Benutzerdefinierte Felder.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Benutzer oder Dokument.

  3. Wählen Sie die benutzerdefinierten Felder aus, die Sie löschen möchten.

  4. Klicken Sie auf Löschen, um die markierten Felder zu löschen.

  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

Anmerkung

Das Feld ‚Abteilung‘ können Sie nicht löschen. Sie können aber den Eingabetyp ändern.

Benutzerdefinierte Felder bearbeiten

Sie bearbeiten benutzerdefinierte Felder zum Beispiel, wenn Sie Ihre Berichte ändern

Sie können Werte von benutzerdefinierten Feldern bearbeiten. Namen von benutzerdefinierten Feldern können Sie jedoch nicht bearbeiten. Die Feldnamen sind schreibgeschützt, damit Ihre Daten in der Datenbank konsistent bleiben. Wenn Sie einen Feldnamen ändern möchten, löschen Sie das ursprüngliche Feld und legen ein neues Feld mit dem neuen Namen an.

Anmerkung

Wenn Sie Prüfprofile aktiviert haben, sollten Sie die Zuweisungen vor dem Löschen eines Felds oder Feldwerts prüfen. Möglicherweise sind einige Prüfprofile von diesen Feldern abhängig. Wenn Sie z. B. eine Abteilung löschen, kann es sein, dass Benutzer in dieser Abteilung nicht mehr die richtigen Prüfungseinstellungen erhalten. Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung, um die Zuweisungen zu prüfen.

So bearbeiten Sie benutzerdefinierte Felder:

  1. Navigieren Sie zu Analytics > Administration > Benutzerdefinierte Felder.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Benutzer oder Dokument.

  3. Klicken Sie auf die Tabellenzelle, die Sie bearbeiten möchten. Fügen Sie die Änderungen hinzu.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

  5. (Optional) Löschen Sie die individuellen Benutzerinformationen, wenn Sie die Werte eines Felds angepasst haben und sicherstellen möchten, dass die Benutzer das entsprechende Feld aktualisieren. Ihre Benutzer müssen ihre Benutzerdaten dann erneut eingeben.

Wenn Sie Ihre XML-Vorlagen ändern müssen, gehen Sie direkt zu den XML-Vorlagendateien für benutzerdefinierte Felder.