Warnung
Acrolinx hat begonnen, die Unterstützung hierfür auslaufen zu lassen. Aber keine Sorge, stattdessen haben wir Targets eingeführt. Wenn Sie Targets aktiviert haben, können Sie Ihre Guidance bereits einfacher verwalten. Schauen Sie hierzu auch in unsere Sunset Policy.
Sobald Sie verschiedenen Gruppen von Benutzer*innen Prüfprofile zugewiesen haben, können Sie Ihre Zuweisungen optimieren. Sie können verschiedene Selektoren ausprobieren und die Zuweisungen nach Priorität sortieren.
Sie weisen Gruppen von Benutzer*innen Prüfprofile zu, damit Sie deren Prüfeinstellungen konfigurieren können. Benutzer*innen mit zugewiesenem Prüfprofil müssen sich nicht mit den Einstellungen auseinandersetzen. Sie können Acrolinx direkt einsetzen.
Tipp
Wenn Sie die Seite Profilzuweisung erstmalig öffnen, sehen Sie eine Zuweisung mit dem Namen „Default Assignment: Every checking profile is assigned to every user“. Nach der Erstellung eigener Zuweisungen können Sie diese Zuweisung löschen. Wählen Sie dazu die Zuweisung aus und klicken Sie auf Löschen.
So weisen Sie Benutzer*innen Prüfprofile zu:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung.
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Klicken Sie auf Neue Zuweisung. Dadurch wird eine neue Zeile zur Tabelle mit den Zuweisungen hinzugefügt. Acrolinx vergibt automatisch einen Namen nach dem folgenden Muster:
Assignment <NUMBER> - <DATE> <TIME>
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Klicken Sie auf den Pfeil
neben dem Namen der Zuweisung, um die Zuweisung zu erweitern. -
Geben Sie der Zuweisung einen aussagekräftigen Namen.
Sie können zum Beispiel einen Namen wie „Standard DE für Techdoc-Abteilung mit DITA-Einstellungen“ nehmen.
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Wählen Sie die Prüfprofile aus, die Sie zuweisen möchten. Dazu führen Sie folgende Schritte durch:
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Klicken Sie im Bereich Prüfprofile auf das Pluszeichen +, um ein Prüfprofil hinzuzufügen.
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Wählen Sie im Fenster Profil auswählen die gewünschten Profile aus.
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Definieren Sie die Kriterien für die Benutzerauswahl. Sie können die Auswahlkriterien anhand der folgenden Schritte festlegen:
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Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Bereich Auswahlkriterium, um einen Selektor hinzuzufügen.
Selektoren sind Kategorien von Auswahlkriterien, z. B. „Abteilung“ oder „Team“. Wenn Sie die individuellen Benutzerinformationen für Ihre Acrolinx-Plattform nicht aktivieren, sind nur die Selektoren „Benutzerkennung“ und „Acrolinx-Rolle“ verfügbar.
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Wählen Sie im Fenster Selektor auswählen einen Selektor aus der Dropdownliste, wählen Sie die zutreffenden Werte und klicken Sie auf OK.
Tipp
Verwenden Sie beim erstmaligen Start den Selektor „Acrolinx-Rolle“.
Im Bereich Gewählte Benutzer*innen sehen Sie, auf wie viele Benutzer*innen Ihre Zuweisung zutrifft.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Zuweisungen werden sofort übernommen.
Sie haben einige Zuweisungen angelegt? Nun können Sie die Auswahlkriterien aktualisieren und optimieren, wie Benutzer*innen ausgewählt werden.
So bearbeiten Sie eine Zuweisung:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung.
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Suchen Sie die gewünschte Zuweisung. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen, um die Zuweisung zu erweitern.
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Aktualisieren Sie den Bereich Prüfprofile, um die Prüfprofile zu bearbeiten.
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Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um ein Prüfprofil hinzuzufügen.
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Um ein Prüfprofil zu löschen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol.
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Klicken Sie auf das Stern-Symbol neben einem Profilnamen, um es als bevorzugtes Prüfprofil festzulegen.
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Aktualisieren Sie die Bereiche Auswahlkriterium, um die Selektoren zu bearbeiten.
Sie können Benutzer*innen auf Basis der folgenden Kriterien auswählen:
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Acrolinx-Rolle
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Individuelle Benutzerinformationen
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Anmeldenamen
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Wenn mehrere Selektoren zur Auswahl stehen, wird neben dem ersten Auswahlkriterium ein weiterer Bereich Auswahlkriterium angezeigt, über den Sie zusätzliche Selektoren hinzufügen können.
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Mehrere Selektoren stehen immer in einer „UND“-Beziehung.
Sie können z. B. eine Auswahl anhand der Abteilung „Consumer Electronics“ und der Acrolinx-Rolle „Author“ treffen. Die Zuweisung gilt dann nur für Benutzer*innen, die in der Abteilung „Consumer Electronics“ sind und außerdem die Acrolinx-Rolle „Author“ haben.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Änderungen werden sofort wirksam.
Wenn eine Zuweisung mindestens 2 Prüfprofile enthält, können Sie das bevorzugte Prüfprofil festlegen. Das bevorzugte Prüfprofil ist mit einem goldenen Stern markiert.
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Standardmäßig wird das erste Prüfprofil, das Sie zur Zuweisung hinzufügen, als bevorzugtes Prüfprofil markiert. Das bevorzugte Prüfprofil wird standardmäßig ausgewählt, wenn ein*e Benutzer*in zum ersten Mal eine Verbindung zu einer Acrolinx-Integration herstellt.
Wenn ein*e Benutzer*in das Target in der Acrolinx-Integration ändert, wird die geänderte Auswahl in den Benutzereigenschaften gespeichert. Wenn ein*e Benutzer*in die Integration erneut öffnet, wird standardmäßig das gewählte Prüfprofil anstelle des bevorzugten Prüfprofils ausgewählt.
Normalerweise verwenden Sie die Acrolinx-Rollen, um die Berechtigungen der verschiedenen Acrolinx-Benutzer*innen zu verwalten. Sie können die Rollen aber auch verwenden, um Prüfprofile zuzuweisen. Sie können Benutzer*innen anhand der Acrolinx-Rolle auswählen, wenn verschiedene Acrolinx-Rollen bei Ihnen unterschiedliche Prüfeinstellungen benötigen.
Vielleicht haben Sie ein Prüfprofil für Benutzer*innen mit der Rolle „Author“ und ein anderes Prüfprofil für Benutzer*innen mit der Rolle „Translator-DE“.
Wenn Sie eine neue Acrolinx-Rolle anlegen, wird die neue Rolle nicht automatisch in der Dropdownliste zur Auswahl angezeigt. Melden Sie sich vom Dashboard ab und wieder an, um die neue Rolle zur Dropdownliste hinzuzufügen.
So wählen Sie Benutzer*innen anhand der Acrolinx-Rolle aus:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung.
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Öffnen Sie eine vorhandene Zuweisung oder erstellen Sie eine neue Zuweisung.
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Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Auswahlkriterium und wählen Sie im Fenster „Selektor wählen“ die Option „Acrolinx-Rolle“ aus der Dropdownliste.
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Wählen Sie mindestens eine Rolle aus der Liste aus. Klicken Sie auf OK.
Im Bereich Gewählte Benutzer*innen wird angezeigt, auf wie viele Benutzer*innen die Zuweisung zutrifft.
Wenn Benutzer*innen mehrere Rollen haben, können mehrere Zuweisungen auf sie zutreffen. In diesem Fall erhalten Benutzer*innen das Prüfprofil mit der höchsten Priorität. Die höchste Priorität steht oben in der Liste der Zuweisungen.
Sie können die Informationen unter Überlappende Zuweisungen verwenden, um zu sehen, welche Benutzer*innen mehrere Zuweisungen haben.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Änderungen werden sofort wirksam.
Wenn Sie mit Acrolinx zusätzliche Daten über Benutzer*innen sammeln, können Sie diese Daten verwenden, um Prüfprofile zuzuweisen. Zusätzliche Daten sind normalerweise Informationen darüber, wo im Unternehmen ein*e Benutzer*in arbeitet. Dies kann z. B. die Abteilung oder das Team des*der Benutzers*in sein.
Bevor Sie individuelle Benutzerinformationen sammeln können, müssen Sie diese Funktion im Dashboard aktivieren und konfigurieren.
So wählen Sie Benutzer*innen anhand der Zugehörigkeit im Unternehmen aus:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung.
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Öffnen Sie eine vorhandene Zuweisung oder erstellen Sie eine neue Zuweisung.
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Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Auswahlkriterium. Wählen Sie im Fenster Selektor wählen ein Feld für individuelle Informationen aus der Dropdownliste aus.
Die Menge der verfügbaren Felder hängt davon ab, welche Daten Sie mit dem Formular für individuelle Benutzerinformationen sammeln. Angenommen, Ihre Benutzer*innen müssen ihre Abteilung angeben, bevor sie Acrolinx verwenden können. Wenn Sie das Fenster „Selektor wählen“ öffnen, können Sie in diesem Fall den Selektor „Abteilung“ wählen.
Wenn Sie die auf dem Formular für individuelle Informationen angezeigten Felder bearbeiten, müssen Sie den Server neu starten, damit die aktualisierten Werte im Dropdownmenü angezeigt werden.
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Wählen Sie in der Dropdownliste Werte wählen einen Wert aus dem gewählten Selektor. Klicken Sie auf OK.
Im Bereich Gewählte Benutzer*innen wird angezeigt, auf wie viele Benutzer*innen die Zuweisung zutrifft.
Achtung: Wenn die Benutzer*innen ihre individuellen Informationen erneut eingeben müssen, ändern sich möglicherweise auch deren Zuweisungen. Wenn einige Benutzer*innen z. B. eine neue Abteilung auswählen, trifft Ihre Zuweisung nicht mehr auf sie zu. Prüfen Sie die Auswirkungen auf die Zuweisungen, wenn Sie die Felder oder deren Werte auf dem Formular für individuelle Benutzerinformationen ändern.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Änderungen werden sofort wirksam.
Wenn einige Benutzer*innen besondere Prüfprofile benötigen, können Sie Prüfprofile anhand von Anmeldenamen zuweisen. Angenommen, Sie haben 3 Benutzer*innen, die ein neues Schreibprofil testen. Sie können dann ein Prüfprofil mit dem neuen Schreibprofil erstellen und es den Anmeldenamen dieses Teams zuweisen.
So wählen Sie Benutzer*innen anhand ihres Anmeldenamens aus:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung.
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Klicken Sie auf Neue Zuweisung.
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Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Auswahlkriterium und wählen Sie im Fenster Selektor wählen die Option Anmeldenamen.
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Geben Sie im Feld Werte wählen die ersten Buchstaben des Anmeldenamens ein. Wählen Sie den passenden Anmeldenamen im Dropdownmenü.
Wiederholen Sie diesen Schritt für alle weiteren Benutzer*innen, die Sie hinzufügen möchten.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Änderungen werden sofort wirksam.
Sie können Zuweisungen löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie eine Zuweisung löschen, werden möglicherweise mehr nicht-zugewiesene Benutzer*innen angezeigt. Um sicherzustellen, dass Benutzer*innen nicht versehentlich ohne Prüfprofil bleiben, können Sie den „Benutzer“-Bericht auf der Seite Verwendung anzeigen prüfen.
So löschen Sie Zuweisungen:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Zuweisung, die Sie löschen möchten. Klicken Sie dann auf Löschen.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Änderungen werden sofort wirksam.
Es ist möglich, einer Gruppe von Benutzer*innen mehrere Prüfprofile zuzuweisen. Wenn mehrere Zuweisungen auf dieselben Benutzer*innen zutreffen, können Sie Profilzuweisungen priorisieren. Diese Benutzer*innen erhalten dann zuerst die Zuweisung mit der höchsten Priorität.
Wie die Priorisierung funktioniert, hängt davon ab, ob Sie eine Sidebar Integration oder eine Classic Integration verwenden.
Sie priorisieren Zuweisungen, indem Sie ihre Position in einer priorisierten Liste ändern. Zuweisungen mit einer niedrigeren Nummer sind weiter oben in der Liste und haben eine höhere Priorität als Zuweisungen weiter unten.
So priorisieren Sie Zuweisungen:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Profilzuweisung.
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Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um Zuweisungen auszuwählen.
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Verwenden Sie die Optionen Zuweisung nach oben oder Zuweisung nach unten, um die Priorität zu ändern.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Überlappende Zuweisungen sind Zuweisungen, die sich an die gleichen Benutzer*innen richten. Dies kann sowohl gewollt als auch zufällig passieren. Wenn Sie mehrere Zuweisungen mit jeweils mehreren Selektoren haben, kann es schwierig sein zu überblicken, welche Benutzer*innen mehrere Zuweisungen haben. Sie können die Informationen in den Überlappenden Zuweisungen verwenden, um Zuweisungen mit ähnlichen Auswahlkriterien zu überprüfen.
So finden Sie überlappende Zuweisungen:
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Navigieren Sie zu Konfigurationen > Prüfprofile > Verwendung anzeigen > Überlappende Zuweisungen.
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Überprüfen Sie die Auswahlkriterien und Prüfprofile für die überlappenden Zuweisungen.
Sie können auch überlappende Zuweisungen neu priorisieren, um sicherzustellen, dass Benutzer*innen immer die relevantesten Zuweisungen erhalten.