Manchmal müssen Sie Dokumente prüfen, die extrem vertraulich sind. Sie möchten nicht, dass der Text in einer Datenbank gespeichert wird, wo Sie nur begrenzte Kontrolle darüber haben, wer ihn sehen kann. Die vertrauliche Prüfung löst dieses Problem.
Wenn Sie die vertrauliche Prüfung aktivieren, wird der Text aus dem Dokument nicht mehr in der Berichtsdatenbank oder auf der Festplatte gespeichert. Zugriff auf alle Details einer Prüfung hat nur die Person, die das Dokument ursprünglich geprüft hat.
Vertrauliche Prüfung unterscheidet sich von anonymer Prüfung
Acrolinx verfügt über eine Datenschutzfunktion, die manchmal als anonyme Prüfung bezeichnet wird. Die beiden Funktionen lassen sich leicht verwechseln. Sie unterscheiden sich wie folgt:
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Die vertrauliche Überprüfung schützt sensible Inhalte. Es ist nicht ersichtlich, welche Art von Content geprüft wurde. Sie können aber nach wie vor sehen, wer die Prüfung durchgeführt hat.
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Die anonyme Prüfung schützt sensible Benutzerdaten. Es ist nicht ersichtlich, wer die Prüfung durchgeführt hat. Sie können aber nach wie vor sehen, welche Art von Content geprüft wurde.
Die vertrauliche Prüfung wird in Content-Profilen aktiviert. Richten Sie Ihre Content-Profile so ein, dass sie vertrauliche Dokumente erkennen. Weitere Informationen zum richtigen Einrichten von Content-Profilen finden Sie im Abschnitt „Content-Profile“.
So aktivieren Sie die vertrauliche Prüfung:
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Erstellen Sie ein Content-Profil oder öffnen Sie ein bestehendes Content-Profil.
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Wählen Sie die Option Alle Inhalte vertraulich prüfen aus.
Ihre Änderungen werden sofort wirksam.
Das neue Prüfverhalten ist leicht zu erkennen, wenn Sie den Content Analyzer verwenden.
Angenommen, Sie prüfen ein Verzeichnis, das ausschließlich vertrauliche Dokumente enthält. Wenn Sie das Dashboard „Content-Analyse“ öffnen, sehen Sie keine Prüfstatistiken. Dies liegt daran, dass Statistiken über vertrauliche Dokumente nicht in die Berichtsdatenbank geschrieben werden.
Wenn Sie ein Verzeichnis prüfen, das eine Mischung aus vertraulichen und nicht vertraulichen Dokumenten enthält, zeigt das Dashboard „Content-Analyse“ nur Statistiken für die nicht vertraulichen Dokumente an.
In der Regel bedeutet dies, dass vertrauliche Dokumente sich nicht auf die Qualitätsstatistik Ihres Unternehmens auswirken. Angenommen, Sie prüfen eine große Menge an vertraulichem Content, in dem zu viele lange Sätze enthalten sind. Wenn Sie die durchschnittliche Anzahl langer Sätze in Ihrem Content verfolgt haben, werden Sie keine Abweichungen vom Durchschnitt feststellen. Auch aggregierte Qualitätsstatistiken werden für vertrauliche Dokumente nicht gespeichert.
Einige Details über vertrauliche Inhalte werden dennoch auf der Acrolinx-Plattform gespeichert.
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Ausnahme |
Speicherort |
Details |
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Der Pfad, der Dateiname und die benutzerdefinierten Felder des Dokuments. |
Berichtsdatenbank |
Der Pfad und der Dateiname des Dokuments werden weiterhin in die Berichtsdatenbank geschrieben. Außerdem speichern wir allgemeine Informationen zu jedem geprüften Dokument. Dazu gehören alle benutzerdefinierten Felder, wie „Projekt“ oder „Team“, die Sie konfiguriert haben. |
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Pfad und Dateiname des Dokuments |
Protokolldatei |
Die Protokolldatei enthält den Dateinamen und den Pfad eines geprüften Dokuments, auch nach einer vertraulichen Prüfung. |