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Terme importieren

  • Aktualisiert

Haben Sie bereits Terminologie, die Sie in Acrolinx einbringen möchten? Vielleicht haben Sie eine Tabelle, die die Wörter und Formulierungen Ihres Unternehmens enthält. Mit dem Termimport-Assistenten können Sie Terminologiedateien importieren, die im CSV-, ACTIF-, OLIF- oder einem anderen XML-basierten Format vorliegen.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Termimport-Assistenten zu verwenden:

Legen Sie die Term-Importoptionen fest

Verwenden des Termimport-Assistenten

Bevor Sie den Termimport-Assistenten starten, machen Sie sich mit den Themen zu den unterstützten Terminologieaustauschformaten vertraut:

  • Das ACTIF-Dateiformat

  • OLIF und eigene XML-basierte Dateiformate

  • CSV-Dateiformate

  • Anpassen des Datenmodells

Tipp

Wenn Sie Terminologie in eine Datenbank importieren, in der bereits Terme enthalten sind, sollten Sie zunächst die Regeln für die Duplikatenerkennung festlegen.

So öffnen Sie den Termimport-Assistenten

Klicken Sie im Navigationsmenü auf Terminologie > Import und Export > Import.

Vorbereiten von Bildern für den Import

Wenn Sie Bilder haben, die in den Termdetails angezeigt werden sollen, müssen Sie die Verknüpfungen zu den Bilddateien hinzufügen, wenn Sie die Terminologiedaten für den Import vorbereiten. Sie können Verknüpfungen zu Bilddateien hinzufügen, die Sie in das Konfigurationsverzeichnis von Acrolinx kopiert haben oder die sich auf einem Webserver befinden.

Tipp

Wenn Sie eine Instanz der Acrolinx Private Cloud Icons_Cloud.png nutzen und Bilder für den Import vorbereiten, kontaktieren Sie uns bitte. Wir richten sie gerne für Sie ein.

Vorbereiten von Bildern für den Import mit Standard-Stack

So bereiten Sie die Bilder für den Import vor

  1. Vergewissern Sie sich, dass die Bilder in einem Verzeichnis gespeichert sind, auf das die Acrolinx-Plattform zugreifen kann. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Kopieren Sie die Bilddateien in das Verzeichnis mit den hochgeladenen Bildern im Konfigurationsverzeichnis von der Acrolinx-Plattform.

      <config directory>/server/www/uploadedImages

    • Kopieren Sie die Bilddateien auf einen Webserver, auf den alle Benutzer zugreifen können.

      Beispiel : http://iq.demo.com/term-images/

  2. Vergewissern Sie sich, dass die Verweise auf die Bilddateien in den Importdateien korrekt sind.

    • Wenn Sie die Bilder in das Verzeichnis mit den hochgeladenen Bildern kopiert haben, sollte in der Importdatei wie im folgenden Beispiel nur der Name des Bilds angezeigt werden:

      Term

      Status

      Image

      fan tray

      preferred

      fan_tray.jpg

      Im Terminologiemanager wird der Speicherort des Bilds relativ zum Verzeichnis mit den hochgeladenen Bildern aufgelöst.

    • Wenn Sie die Bilder auf einem Webserver speichern, muss die Importdatei wie im folgenden Beispiel die vollständigen URLs der Bilder enthalten:

      Term

      Status

      Image

      fan tray

      preferred

      http://iq.demo.com/term-images/fan_tray.jpg

  3. Starten Sie den Termimport-Assistenten.

Festlegen der Importeinstellungen

Warnung

Sie können die folgende Prozedur überspringen, wenn Sie einen Import mit denselben Einstellungen durchführen möchten und diese Einstellungen in einer Importeinstellung gespeichert haben. Wählen Sie stattdessen die gespeicherte Importeinstellung aus der Tabelle Gespeicherte Importeinstellungen, wählen Sie die Importdatei aus und klicken Sie auf Weiter.

Sie können gespeicherte Importeinstellungen nicht verwenden, wenn Sie Terme aus CSV-Dateien importieren und die folgende Bedingung auf Ihre Terme zutrifft: Die Terme sind gleichzeitig mehreren Werten desselben benutzerdefinierten Listenfelds zugewiesen und als Trennzeichen für diese Zuweisungen wird ein Semikolon oder ein Doppelpunkt verwendet. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn in der Datei der Term "Beispiel" enthalten ist, der gleichzeitig den Listenwerten "1;2;3" des benutzerdefinierten Listenfelds "Priorität" zugewiesen ist. Wenn diese Bedingung zutrifft, müssen Sie den Import und die Feldzuordnung manuell vornehmen.

So legen Sie die Importeinstellungen fest

  1. Wählen Sie in den Dateioptionen das Dateiformat:

  2. (Führen Sie diesen Schritt nur aus, wenn Sie die Option Benutzerdefiniert gewählt haben) Wählen Sie im Abschnitt Formatspezifische Optionen eine Transformation aus dem entsprechenden Dropdownmenü.

  3. (Führen Sie diesen Schritt nur aus, wenn Sie die Option Benutzerdefiniert gewählt haben) Wählen Sie im Abschnitt Formatspezifische Optionen ein Trennzeichen für Sachgebiete, wenn Sie Terme mit mehreren Sachgebieten importieren.

  4. (Führen Sie diesen Schritt nur aus, wenn Sie die Option CSV gewählt haben) Öffnen Sie den Abschnitt Formatspezifische Optionen, um die erweiterten CSV-Optionen zu konfigurieren.

    Tipp

    Bei CSV-Dateien wird standardmäßig das Komma als Begrenzungszeichen verwendet. In den meisten Fällen brauchen Sie die erweiterten CSV-Optionen nicht zu ändern. Die standardmäßigen Optionen sind für den Import von CSV-Dateien ausreichend. Wenn in der CSV-Datei Tabulatorzeichen als Begrenzer verwendet werden oder Sonderzeichen oder Metadaten enthalten sind, können Sie die notwendigen Einstellungen in den erweiterten CSV-Optionen vornehmen.

  5. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Importdatei aus.

  6. Klicken Sie auf Weiter, um die Feldzuordnung zu öffnen.

Erfahren Sie mehr über den nächsten Schritt in Mapping Source Data.

Ordnen Sie Quelldaten dem Terminologiemanager zu

Zuordnung von Terminologiequelldaten

Die Vorgehensweise beim Zuordnen von Quelldaten ist abhängig vom Format der Importdatei und kann in drei grundlegende Arbeitsschritte eingeteilt werden.

  1. Zuordnen von Termspalten

    Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn Sie eine Datei in einem XML-Format wie OLIF oder ACTIF importieren. Bei XML-basierten Dateiformaten wird das Element mit den Termbezeichnungen vom Termimport-Assistenten automatisch dem Feld „Termbezeichnung“ zugeordnet.

    Bei CSV-Dateien ist diese automatische Zuordnung nicht möglich, da ihr Aufbau stark variieren kann. Wenn Sie eine CSV-Dateiimportieren, müssen Sie im Termimport-Assistenten zunächst die Termspalten zuordnen.

  2. Zuordnen von Bezeichnerfeldern

    Wenn Sie neue Termeinträge importieren und die Bezeichnerdaten aus einem anderen System beibehalten möchten, können Sie die betreffenden Spalten oder Elemente den Bezeichnerfeldern zuordnen. Die Zuordnung zu einem Bezeichnerfeld ist auch dann sinnvoll, wenn vorhandene Terme überschrieben oder Termeinträge aktualisiert werden sollen

    Beim Import einer Datei im Format CSV (nur für Übersetzungen) müssen Sie zunächst mindestens ein Bezeichnerfeld zuordnen. Dadurch wird gewährleistet, dass neue Übersetzungen in die richtigen Termeinträge übernommen werden.

    Wenn die Importdatei keine Bezeichnerfelder enthält, werden vom Termimport-Assistenten keine neuen Bezeichner erzeugt.

  3. Zuordnen von beschreibenden Informationen

    Beschreibende Informationen sind alle Spalten oder Elemente, die keine Terme oder Termbezeichner enthalten, zum Beispiel Definitionen oder Angaben zum Arbeitsablauf. Beim Import von Dateien in den Formaten ACTIF, OLIF oder anderes XML werden viele beschreibende Elemente automatisch zugeordnet. Benutzerdefinierte Elemente müssen jedoch gegebenenfalls manuell zugeordnet werden.

    Beim Import von Dateien im Format CSV ist für alle beschreibenden Informationen eine manuelle Zuordnung erforderlich.

Neben der Spalten- oder Elementbezeichnung können die folgenden Informationen angezeigt werden:

6166093.jpg

Im abgebildeten Beispiel wurde die Spalte „Usage Status“ dem Systemfeld „Status“ der Termvorlage für Produktnamen (Produkt Names) zugeordnet.

Tipp

Sie können die Optionen Zugeordnete Spalten zeigen und Zugeordnete Elemente zeigen auch deaktivieren, damit die Spalten- oder Elementbezeichnungen nach der Zuordnung nicht mehr im Abschnitt der Quelldaten angezeigt werden.

Zuordnen von Termspalten

If you’re importing a standard CSV file, Führen Sie diese Schritte aus, wenn Sie standardmäßige CSV-Dateien importieren. :

  1. Wählen Sie im Abschnitt Quelldaten die Bezeichnung der Spalte aus, die Ihre Terme enthält (wenn die CSV-Datei mehrere Spalten mit Termen enthält, wählen Sie die Spalte mit den Eintragsbezeichnungen aus).

  2. Klicken Sie im Abschnitt Termvorlage auf die Zuordnungs-Schaltfläche 6161271  neben dem Feld "Termname".

Führen Sie diesen Schritt aus, wenn Sie CSV-Dateien mit Termen in mehreren Spalten importieren.

  1. Wählen Sie im Abschnitt Quelldaten die Spaltenbezeichnung aus, die die zusätzlichen Terme als Vorschläge oder Übersetzungen enthält.

  2. Klicken Sie im oberen Bereich des Abschnitts „Termvorlage auf die Registerkarte Termvorlage hinzufügen.

    Eine neue Registerkarte Termvorlage wird angezeigt, die nach der Spalte benannt ist, die Sie im Abschnitt der Quelldaten ausgewählt haben.

    Die ausgewählte Spalte oder das Element werden automatisch dem Feld „Termname“ der neuen Termvorlage zugeordnet.

  3. Wiederholen Sie Schritt 1, bis Sie für jede Spalte, die Terme enthält, eine Termvorlage erstellt haben.

    Tipp

    Sie können die Zuordnung beschleunigen, indem Sie auf die Bezeichnung einer Spalte mit Termen doppelklicken.

    Wenn die Spaltenbezeichnung das Wort „Term“ enthält, wird die Spalte automatisch dem Feld „Termname“ zugeordnet.

    Wenn vom Terminologiemanager eine Statusbezeichnung oder der Namen einer Sprache in der Spaltenbezeichnung erkannt wird, wird eine neue Termvorlage für die betreffende Spalte angelegt.

    Sie können auch mehrere Spalten oder Elemente automatisch zuordnen, indem Sie sie markieren und mehrmals hintereinander auf die SchaltflächeAutomatische Zuordnung klicken.

Wenn noch Spalten vorhanden sind, die nicht zugeordnet wurden, klicken Sie auf die erste Registerkarte im Abschnitt „Termvorlage“, um zur Vorlage für die Eintragsbezeichnung zurückzukehren.Wenn alle Spalten zugeordnet wurden, überprüfen Sie die Feldzuordnungen für alle Termvorlagen, und legen Sie globale Werte für alle nicht zugeordneten Felder fest.

Zuordnen von Bezeichnerfeldern

So ordnen Sie Bezeichnerfelder zu

  1. Wählen Sie im Abschnitt Quelldaten die Spalten- oder Elementbezeichnung aus, die den Bezeichner enthält.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Termvorlage auf die Zuordnungs-Schaltfläche 6161271 neben den Bezeichnerfeldern im Abschnitt Bezeichnerfelder.

    Wichtig

    : Wenn Sie eine Datei im Format CSV (nur für Übersetzungen) importieren, müssen Sie zunächst eine Spalte dem Feld Eintrags-ID oder Eintrags-UUID zuordnen, bevor Sie mit der Zuordnung der restlichen Quelldaten fortfahren können.

Zuordnen von beschreibenden Informationen

So ordnen Sie beschreibende Informationen zu

  1. Markieren Sie eine nicht zugeordnete Spalten- oder Elementbezeichnung 6161271 in den Quelldaten, und klicken Sie auf die Zuordnungs-Schaltfläche neben dem entsprechenden Feld in der Termvorlage.

  2. Wiederholen Sie Schritt 1, bis Sie die Zuordnung für alle Spalten in den Quelldaten vorgenommen haben, für die es entsprechende Felder im Terminologiemanager gibt.

    Tipp

    Sie können die Zuordnung beschleunigen, indem Sie auf die Bezeichnung einer Spalte doppelklicken . Wenn die Spaltenbezeichnung der Bezeichnung eines vorhandenen Felds ähnelt, wird das betreffende Feld im Abschnitt Termvorlage grün hervorgehoben, und die Spalte wird diesem Feld zugeordnet. Sie können auch mehrere Spalten oder Elemente automatisch zuordnen, indem Sie sie markieren und mehrmals hintereinander auf die Schaltfläche Automatische Zuordnung klicken.

    Zudem können Sie auf einen Feldnamen im Abschnitt Termvorlage doppelklicken, um die zugeordnete Spalte oder das Element im Abschnitt Quelldaten zu markieren.

Führen Sie diesee Schritte aus, wenn die Importdatei nicht zugeordnete Spalten oder Elemente enthält, für die im Terminologiemanager kein passendes Feld vorhanden ist.

  1. Wählen Sie eine nicht zugeordnete Spalte, und klicken Sie auf die Schaltfläche Feld hinzufügen.

    Die Schaltfläche Feld hinzufügen befindet sich am unteren Rand des Abschnitts Quelldaten.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Neues Feld den Feldtyp:

    • Termspezifisch zum Speichern von Informationen für den jeweiligen Term.

    • Konzeptuell zum Speichern von Informationen für alle Terme im Eintrag.

      Beispiel: Eine Definition oder ein Bild kann für alle Terme in einem Termeintrag gelten und wird häufig in einem konzeptuellen Feld gespeichert.

  3. Wählen Sie einen der folgenden Eingabetypen aus:

    • Text, um die Inhalte der Spalte oder des Elements als Textfeld zu definieren, das beliebige Werte enthalten kann.

      Geben Sie den gewünschten Anzeigenamen für das Textfeld in das vorgesehene Feld ein.

    • Einfachauswahl, um ein Dropdownfeld hinzuzufügen, in dem die Benutzer einen Wert aus einer Liste von Elementen auswählen können, die in einer Kategorie definiert wurden. Die Daten dürfen maximal 255 Zeichen enthalten.

      Geben Sie den gewünschten Anzeigenamen für das Feld und den Namen der Kategorie, unter der die Unterkategorien gespeichert werden sollen, in die vorgesehenen Felder ein.

      Beispiel: Sie importieren Daten, die eine feste Menge an Produkttypen enthält und ein Term kann nur zu einem Produkttyp gehören. Sie haben noch keine Liste mit Produkttypen und wollen deshalb eine neue Liste aus importieren Daten anlegen.

    • Einfachauswahl (vorausgefüllt), um für die Spalte ein neues Dropdownfeld anzulegen, das bestimmte vorgegebene Werte akzeptiert, aber eine vorhandene Liste verwendet und die Daten aus dieser Liste importiert.

      Beispiel: Sie importieren Daten, die eine feste Menge an Produkttypen enthält und ein Term kann nur zu einem Produkttyp gehören. Sie haben schon eine Liste mit Produkttypen im Kategorienmanager und wollen deshalb ein neues Feld anlegen, das diese Liste verwendet. Außerdem weisen Sie Ihre importierten Produkttypen dieser Liste zu.

      Wählen Sie im zweiten angezeigten Dropdownmenü die gewünschte Kategorie aus.

    • Multiple-Choice-Liste, um ein Listenfeld hinzuzufügen, in dem die Benutzer mehrere Werte aus einer Liste von Elementen auswählen können, die in einer Kategorie definiert wurden.

      Beispiel: Sie importieren Daten, die mehrere Produkttypen enthält und ein Term kann zu mehreren Produkttypen gehören. Sie haben noch keine Liste mit Produkten und wollen deshalb eine neue Liste aus importieren Daten anlegen.

    • Multiple-Choice-Liste (vorausgefüllt), um ein Listenfeld hinzuzufügen, in dem die Benutzer mehrere Werte aus einer Liste von Elementen auswählen können, die in einer Kategorie definiert wurden. Vorhandene Liste verwenden und die Daten aus dieser Liste importieren.

      Beispiel: Sie importieren Daten, die mehrere Produkttypen enthält und ein Term kann zu mehreren Produkttypen gehören. Sie haben schon eine Liste mit Produkten im Kategorienmanager und wollen deshalb ein neues Feld anlegen, das diese Liste verwendet. Außerdem wollen Sie Ihre importierten Produktnamen mit dieser Liste abgleichen.

Neue Felder werden am Ende des Bereichs für eigene Felder der Termebene und der Eintragsebene in kursiver Schrift angezeigt.

Mit der Schaltfläche Löschen können Sie versehentlich erstellte Felder wieder löschen.

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Überprüfen Sie die Feldzuordnungen für alle Termvorlagen, und legen Sie globale Werte für alle nicht zugeordneten Felder fest.

Festlegen globaler Werte für nicht zugeordnete Felder

Überprüfen Sie die Feldstatus im Abschnitt Termvorlage, nachdem Sie die Zuordnung der Spalten oder Elemente im Abschnitt Quelldaten abgeschlossen haben. So erkennen Sie, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind, um die Datei zu importieren.

So legen Sie globale Werte für unvollständige Felder fest

  1. Suchen Sie alle Felder, die mit dem Symbol Unvollständig markiert sind.

  2. Wählen Sie einen globalen Wert aus dem Dropdownmenü Globalen Wert festlegen.

    Das Zustandssymbol wird zu Globaler Wert geändert, sobald ein globaler Wert ausgewählt wurde.

  3. (Optional) Führen Sie diesen Schritt aus, um globale Werte für Felder festzulegen, die bereits zugeordnet wurden. Klicken Sie neben dem entsprechenden Feld auf die Schaltfläche Zuordnung aufheben oder wählen Sie im Abschnitt Quelldaten mehrere Spalten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Aufheben mehrerer Zuordnungen.

    Für die Felder, deren Zuordnung Sie aufgehoben haben, wird das Dropdownmenü „Globalen Wert festlegen“ wieder angezeigt. Wählen Sie einen globalen Wert aus dem Dropdownmenü Globalen Wert festlegen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Zuordnungsseite für Unterkategorien zu öffnen.

Die Zuordnungsseite für Unterkategorien

Sie können die Zuordnungsseite für Kategorien verwenden, um nicht identifizierte Werte für vorhandene Felder zuzuordnen. So müssen Sie die Kategoriezuordnung aktualisieren, wenn in der Importdatei ein Sachgebiet enthalten ist, das nicht in der Terminologiedatenbank vorhanden ist. Sie können dieses Sachgebiet dann einem vorhandenen Sachgebiet zuordnen oder ein neues Sachgebiet in der Terminologiedatenbank erstellen.

Nicht identifizierte Werte werden mit einem roten Ausrufezeichen angezeigt 

6166096.jpg

.

So weisen Sie nicht identifizierten Werten eine Aktion zu

  1. Klicken Sie für jede Kategorie auf einen nicht identifizierten Wert und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Als neue Unterkategorie erstellen, um den Wert als neue Unterkategorie anzulegen.

      • Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf das Optionsfeld neben der Kategorie, um eine übergeordnete Unterkategorie zu erstellen, oder klicken Sie auf eine Unterkategorie, um eine weitere Unterkategorie anzulegen.

      • Klicken Sie auf Umbenennen und bestätigen Sie anschließend mit OK, um einen neuen Namen für die Unterkategorie einzugeben.

    • Vorhandener Kategorie zuordnen, um den Wert dauerhaft einer vorhandenen Unterkategorie zuzuordnen.

      Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf das Optionsfeld neben der Unterkategorie, die dem nicht identifizierten Wert am ehesten entspricht.

    Wenn Sie eine bestimmte Zuordnung aus der gespeicherten Importeinstellung entfernen möchten, können Sie auch die Option Zuordnung entfernen wählen und die Konfiguration speichern.

  2. (Optional) Klicken Sie auf Zuordnungszauber!, um automatisch alle nicht identifizierten Werte in einer Kategorie vorhandenen Unterkategorien zuzuordnen.

    Mit der Funktion Zuordnungszauber! können Sie Werte zuordnen, die in Groß- und Kleinschreibung oder Rechtschreibung leicht von den vorhandenen Unterkategorien abweichen.

    So kann etwa den Wert femenin, der aufgrund eines Tippfehlers nicht identifiziert wurde, der vorhandenen Unterkategoriefeminin zugeordnet werden.

    Wenn vom Zuordnungszauber! keine passende Unterkategorie gefunden wird, wird eine neue Unterkategorie angelegt.

    Diese Funktion ist auch hilfreich, um alle Werte mit einem Mausklick als neue Unterkategorien anzulegen.

    Tipp

    Beim Abgleichen der Namen von Unterkategorien wird von der Funktion Zuordnungszauber! erst der Standardname und dann der Anzeigename geprüft.

  3. (Optional) Wenn Sie den Import an dieser Stelle abbrechen müssen, können Sie auf Importeinstellungen speichern klicken, um die bisher vorgenommenen Einstellungen zu speichern.

  4. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Importübersicht zu öffnen.

    Warnung

    Die Schaltfläche Fertigstellen wird erst aktiviert, nachdem alle nicht identifizierten Werte bearbeitet und alle ungespeicherten Umbenennen -Felder bestätigt wurden.