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Acrolinx für Salesforce Knowledge - Admin Guide

  • Aktualisiert

Richten Sie die gemeinsame Nutzung von Ressourcen ein und bereiten Sie Ihre Salesforce-Instanz vor.

Anmerkung

Zum Einrichten von Acrolinx for Salesforce Knowledge benötigen Sie Admin-Rechte in Salesforce.

[en] To set up Acrolinx for Salesforce Knowledge, do the following:

1. Instanz vorbereiten

[en] 1. Prepare Your Instance

Vorbereiten Ihrer Instanz 3.4

Konfigurationen der Acrolinx-Plattform
Aktivieren von Cross-Origin Resource Sharing (CORS)

Aktivieren Sie Cross-Origin Resource Sharing (CORS) zwischen Salesforce und Ihrer Acrolinx-Plattform. Lesen Sie dazu unseren Artikel über das Aktivieren von CORS.

Einrichten von SSO

Mit SSO können Sie das browserbasierte Anmeldeverfahren für die Acrolinx Sidebar überspringen. Erfahren Sie, wie Sie Acrolinx für SSO einrichten.

Sobald Sie SSO aktiviert haben, klicken Sie im Acrolinx Setup auf den Schalter neben Use SSO. Geben Sie Ihr Passwort in das Feld Password ein.

Salesforce-Berechtigungen

Um Acrolinx für Salesforce zu verwenden, benötigen Autor*innen Zugriff auf die Knowledge Base und einen dieser beiden Berechtigungssätze:

  • Acrolinx User — hat Zugriff auf die Funktionen von Acrolinx für Salesforce.

  • Acrolinx Administrator — hat Zugriff auf den Acrolinx User und kann auf die Verwaltungsseite zugreifen. Dort können Sie Protokolle, Stapelprüfungsergebnisse und andere von einem*r Systemadmin eingerichtete Optionen einsehen.

Zuweisen von Berechtigungen an Ihre Autor*innen

Um Acrolinx für Salesforce verwenden zu können, benötigen Autor*innen Zugriff auf die Knowledge Base und den Berechtigungssatz Acrolinx User oder Acrolinx Administrator.

So weisen Sie eine oder beide Acrolinx-Berechtigungen zu:

  1. Geben Sie im Setup in das Feld Quick Find das Wort „Users“ ein. Wählen Sie Users aus.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Person, der Sie Berechtigungen zuweisen möchten. Dadurch wird das entsprechende Profil geöffnet.

  3. Navigieren Sie zum Abschnitt Permission Set Assignments des Benutzerprofils und klicken Sie auf Edit Assignments.

  4. Wählen Sie einen Berechtigungssatz in der Spalte Available Permission Sets aus, und klicken Sie auf Add, um sie in die Spalte Enabled Permission Sets zu verschieben.

    Anmerkung

    Wenn ein*e Benutzer*in Stapelprüfungen durchführen soll, müssen Sie auch die Berechtigung „Run Flows“ zur Spalte Enabled Permission Sets hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf Save.

[en] Generate Private Key and Server Certificate

So generieren Sie den privaten Schlüssel und das Serverzertifikat mithilfe der OpenSSL-Bibliothek:

Tipp

Sie haben kein OpenSSL? Erfahren Sie, wie Sie es installieren.

  1. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um einen privaten Schlüssel zu generieren. Der Befehl wird Ihnen eine server.pass.key-Datei zurückgeben.

    openssl genrsa -des3 -passout pass:x -out server.pass.key 2048

  2. Verwenden Sie die Datei server.pass.key, um mit dem folgenden Befehl eine weitere Schlüsseldatei zu erstellen:

    openssl rsa -passin pass:x -in server.pass.key -out server.key

    Damit erhalten Sie Ihre Datei server.key. The Die Datei server.key ist Ihr privater RSA-Schlüssel. is your RSA private key.

  3. Fordern Sie das Zertifikat mit dem folgenden Befehl an und generieren Sie es:

    openssl req -new -key server.key -out server.csr

    Wenn Sie den Befehl ausgeführt haben, müssen Sie einige Informationen angeben:

    • Country Name: <Ihr Land>

    • State or Province Name: <Ihr Bundesland>

    • Locality Name (city): <Ihre Stadt>

    • Organization Name: <Ihr Unternehmen>

    • Organization Unit Name: <Ihr Unternehmen>

    • Common Name: <Optional>

    • Email Address: <Ihre Email-Adresse>

  4. Generieren Sie das SSL-Zertifikat mit dem folgenden Befehl:

    openssl x509 -req -sha256 -days 365 -in server.csr -signkey server.key -out server.crt

    Damit erhalten Sie Ihre Server.crt-Datei. Server.Crt ist Ihr digitales Signaturzertifikat is your digital signature certificate..

Tipp

Bewahren Sie die von Ihnen generierten Schlüssel an einem sicheren Ort auf – insbesondere die Schlüssel aus den Schritten 2 und 4.

[en] 2. Set Up Acrolinx

[en] Set Up Acrolinx

[en] When you open Acrolinx in Salesforce Knowledge, you'll see a tab for the Acrolinx Setup Guide. This walks you through the steps needed to configure Acrolinx and connect to the Acrolinx Platform.

[en] To get started, open Acrolinx in Salesforce and click Acrolinx Setup Guide.

Hinweis

[en] Before you start, be sure to complete the step “Generate Private Key and Server Certificate” in Prepare Your Instance.

[en] 1. Create the Connected App
Salesforce_CreateConnectedApp.png

[en] Connected apps let you integrate external applications into Salesforce.

[en] Add a new connected app via the app manager and enter the required information:

[en] Field

[en] Description

[en] Connected App Name

[en] The unique name displayed in the App Manager and on the app's launcher tile. Don't reuse this name within your org.

[en] API Name

[en] The API name used when referring to your app from a program. By default, this name won't include spaces. You can only enter letters, numbers, and underscores.

[en] Contact Email

[en] The contact email for you or your support team.

[en] Enable OAuth Settings

[en] Grant access to Salesforce data on behalf of an external application (Acrolinx, in this case).

[en] Callback URL

[en] The endpoint that Salesforce calls back to your application during OAuth. It’s the same as the OAuth redirect URI. Depending on which OAuth flow you use, the URL is typically the one that a user’s browser is redirected to after successful authorization. Make sure the URL uses secure HTTPS or a custom URI scheme.

[en] Use digital signatures

[en] Select if you’re using the JWT OAuth flow. Add the certificate on your system to upload for the JWT OAuth flow.

[en] The certificate size is limited to 4 KB.

[en] Selected OAuth Scopes

[en] OAuth scopes define permissions for the connected app. These are granted as tokens after the app is authorized.

[en] Manage user data via APIs (api) - Gives access to the current, signed-in user’s account using APIs.

[en] Perform requests at any time (refresh_token, offline_access) - Allows a refresh token to be returned when the requesting client is eligible to receive one. With a refresh token, the app can interact with the user’s data while the user is offline. This token is synonymous with requesting offline_access.

[en] Once you've added this information, be sure to mark the steps as Done in the setup guide.

[en] 2. Set Permissions
Salesforce_SetPermissions.png

[en] In this step, you'll create a new permission set for the Acrolinx Sidebar and assign it to your users.

[en] Enter the required information:

[en] Field

[en] Description

[en] Label

[en] The permission set label, which corresponds to Label in the user interface. Limit: 80 characters.

[en] API Name

[en] The unique name of the object in the API. This name can contain only underscores and alphanumeric characters, and must be unique in your organization. It must begin with a letter, not include spaces, not end with an underscore, and not contain two consecutive underscores.
[en] 3. Provide the Consumer Key and Private Key
Salesforce_ProvideConsumerKeyPrivateKey.png

[en] Click Edit to add the consumer key from the connected app and the private key that you generated in the Prepare Your Instance section of the Acrolinx for Salesforce Knowledge Admin Guide.

[en] Enter the required information:

[en] Field

[en] Description

[en] Consumer Key

[en] Identifies the customer to Salesforce and a consumer secret establishes the ownership of the consumer key.

[en] Private Key

[en] Used in the encryption/decryption of data sent between your server and Salesforce. You create this when you request your certificate with a Certificate Signing Request (CSR).

[en] Once you've added this information, be sure to mark the step as Done in the setup guide.

[en] 4. Connect to the Acrolinx Platform
Salesforce_ConnecttoAcrolinx.png

[en] Connect to the Acrolinx Platform via Salesforce.

[en] In this step, you'll provide your unique Acrolinx URL, add it to the Remote Site Settings, and set up SSO.

[en] Click Edit and paste your Acrolinx URL into the Acrolinx URL field.

[en] Click Add next to Add the Acrolinx URL to the Remote Site Settings.

[en] After that, click Edit to turn on SSO and enter your SSO password in the Password field.

[en] 5. Add Fields
Salesforce_AddFields.png

[en] This step lets you add Acrolinx-specific fields to the Knowledge object so that important checking information appears where you need it. This step is optional for Sidebar checks. If your license includes automated checking the fields are required.

[en] You can name the fields whatever you'd like, but you might choose something like the following:

Tipp

[en] To display a field, be sure to add it to the record page layout.

[en] Field label

[en] Description

[en] Acrolinx Score

[en] Field to store the Acrolinx Score.

[en] Acrolinx Scorecard

[en] Field to store a link to the Acrolinx Scorecard.

[en] Embed Scorecard

[en] Field to embed the Acrolinx Scorecard link below the Acrolinx Score.

[en] Last Checked

[en] Add a field to store the article’s last checked date.

[en] Score Status

[en] Add a field to store the “Score Status” color value.

[en] Score Color

[en] Add a field to display the “Score Status” color.
[en] 6. Edit the Record Page
Salesforce_EditRecordPage.png

[en] In this step, you'll add components to the record page in Salesforce so you can check articles with Acrolinx and view the Acrolinx Score.

[en] Set Up Batch Checking (Optional)
Salesforce_SetUpBatchChecking.png

[en] You'll only complete this step if your license includes batch checking.

[en] Set the maximum number of parallel checks and click Add to enable batch checking from the list view.

[en] After you add a button to the List View Button Layout, mark the step as Done in the setup guide.

[en] Set Up Automated Checking (Optional)
Salesforce_SetUpAutomatedChecking.png

[en] You'll only complete this step if your license includes automated checking.

[en] Click Apply to create a flow to start an automatic Acrolinx check when you save or update an article.

[en] Review the flow logic and mark the step as Done.

[en] Turn off Batch Checking and Automated Checking (Optional)

[en] If you're a Salesforce administrator, you can turn off automated and batch checks at once for all users.

[en] To disable automated and batch checks in Salesforce, follow these steps:

  1. [en] Go to Setup.

  2. [en] Under the nine dots, search for Custom Settings.

  3. [en] Click Manage next to Acrolinx Configuration Settings.

  4. [en] If there're no records click New, if you see a record click Edit.

  5. [en] Click the check box next to Turn off automated and batch checking.

  6. [en] Click Save.

Acrolinx für Salesforce Knowledge 3.1

[en] 1. Prepare Your Instance

Vorbereiten Ihrer Instanz 3.4

Konfigurationen der Acrolinx-Plattform
Aktivieren von Cross-Origin Resource Sharing (CORS)

Aktivieren Sie Cross-Origin Resource Sharing (CORS) zwischen Salesforce und Ihrer Acrolinx-Plattform. Lesen Sie dazu unseren Artikel über das Aktivieren von CORS.

Einrichten von SSO

Mit SSO können Sie das browserbasierte Anmeldeverfahren für die Acrolinx Sidebar überspringen. Erfahren Sie, wie Sie Acrolinx für SSO einrichten.

Sobald Sie SSO aktiviert haben, klicken Sie im Acrolinx Setup auf den Schalter neben Use SSO. Geben Sie Ihr Passwort in das Feld Password ein.

Salesforce-Berechtigungen

Um Acrolinx für Salesforce zu verwenden, benötigen Autor*innen Zugriff auf die Knowledge Base und einen dieser beiden Berechtigungssätze:

  • Acrolinx User — hat Zugriff auf die Funktionen von Acrolinx für Salesforce.

  • Acrolinx Administrator — hat Zugriff auf den Acrolinx User und kann auf die Verwaltungsseite zugreifen. Dort können Sie Protokolle, Stapelprüfungsergebnisse und andere von einem*r Systemadmin eingerichtete Optionen einsehen.

Zuweisen von Berechtigungen an Ihre Autor*innen

Um Acrolinx für Salesforce verwenden zu können, benötigen Autor*innen Zugriff auf die Knowledge Base und den Berechtigungssatz Acrolinx User oder Acrolinx Administrator.

So weisen Sie eine oder beide Acrolinx-Berechtigungen zu:

  1. Geben Sie im Setup in das Feld Quick Find das Wort „Users“ ein. Wählen Sie Users aus.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Person, der Sie Berechtigungen zuweisen möchten. Dadurch wird das entsprechende Profil geöffnet.

  3. Navigieren Sie zum Abschnitt Permission Set Assignments des Benutzerprofils und klicken Sie auf Edit Assignments.

  4. Wählen Sie einen Berechtigungssatz in der Spalte Available Permission Sets aus, und klicken Sie auf Add, um sie in die Spalte Enabled Permission Sets zu verschieben.

    Anmerkung

    Wenn ein*e Benutzer*in Stapelprüfungen durchführen soll, müssen Sie auch die Berechtigung „Run Flows“ zur Spalte Enabled Permission Sets hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf Save.

[en] Generate Private Key and Server Certificate

So generieren Sie den privaten Schlüssel und das Serverzertifikat mithilfe der OpenSSL-Bibliothek:

Tipp

Sie haben kein OpenSSL? Erfahren Sie, wie Sie es installieren.

  1. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um einen privaten Schlüssel zu generieren. Der Befehl wird Ihnen eine server.pass.key-Datei zurückgeben.

    openssl genrsa -des3 -passout pass:x -out server.pass.key 2048

  2. Verwenden Sie die Datei server.pass.key, um mit dem folgenden Befehl eine weitere Schlüsseldatei zu erstellen:

    openssl rsa -passin pass:x -in server.pass.key -out server.key

    Damit erhalten Sie Ihre Datei server.key. The Die Datei server.key ist Ihr privater RSA-Schlüssel. is your RSA private key.

  3. Fordern Sie das Zertifikat mit dem folgenden Befehl an und generieren Sie es:

    openssl req -new -key server.key -out server.csr

    Wenn Sie den Befehl ausgeführt haben, müssen Sie einige Informationen angeben:

    • Country Name: <Ihr Land>

    • State or Province Name: <Ihr Bundesland>

    • Locality Name (city): <Ihre Stadt>

    • Organization Name: <Ihr Unternehmen>

    • Organization Unit Name: <Ihr Unternehmen>

    • Common Name: <Optional>

    • Email Address: <Ihre Email-Adresse>

  4. Generieren Sie das SSL-Zertifikat mit dem folgenden Befehl:

    openssl x509 -req -sha256 -days 365 -in server.csr -signkey server.key -out server.crt

    Damit erhalten Sie Ihre Server.crt-Datei. Server.Crt ist Ihr digitales Signaturzertifikat is your digital signature certificate..

Tipp

Bewahren Sie die von Ihnen generierten Schlüssel an einem sicheren Ort auf – insbesondere die Schlüssel aus den Schritten 2 und 4.

Einrichten der verbundenen App in Salesforce

Nachdem Sie Ihren privaten Schlüssel und Ihr Serverzertifikat generiert haben, müssen Sie die verbundene App einrichten und die Anmeldeinformationen angeben.

So richten Sie die verbundene App ein:

  1. Gehen Sie zu Setup > Apps > App Manager > New Connected App. Füllen Sie die folgenden Informationen aus:

    • Fügen Sie unter Basic Information Folgendes hinzu:

      • Connected App Name: AcrolinxUserConnectedApp

      • API Name: AcrolinxUserConnectedApp

      • Contact Email: <Ihre E-Mail-Adresse>

    • Fügen Sie unter API (Enable OAuth Settings) Folgendes hinzu:

      • Wählen Sie Enable OAuth Settings aus.

      • Callback URL: https://login.salesforce.com/

      • Wählen Sie Use digital signatures aus. Klicken Sie auf Browse und wählen Sie im Abschnitt Generate Private Key and Server Certificate das von Ihnen generierte Zertifikat (.crt) aus.

      • Selected OAuth Scopes:

        • Wählen Sie Manage user data via APIs (api) aus.

        • Wählen Sie Perform requests at any time (refresh_token, offline_access).

  2. Klicken Sie auf Save.

Einrichten der Richtlinie für verbundene Apps

Um die Richtlinie für die verbundene App einzurichten, müssen Sie zunächst einen nicht verwalteten Berechtigungssatz hinzufügen. Danach können Sie Ihren neuen Berechtigungssatz hinzufügen.

Erstellen eines nicht verwalteten Berechtigungssatzes

So erstellen Sie einen nicht verwalteten Berechtigungssatz:

  1. Gehen Sie zu Setup > Users > Permission Sets.

  2. Klicken Sie links oben in der Tabelle auf New und fügen Sie Folgendes hinzu:

    • Name: Acrolinx Sidebar

    • API Name: <eindeutiger Name, den die API verwenden soll>

  3. Klicken Sie auf Save.

  4. Gehen Sie im Berechtigungssatz der Acrolinx Sidebar zu Manage Assignments > Add Assignment. Wählen Sie die Benutzer*innen aus, die die Sidebar verwenden können sollen.

  5. Klicken Sie auf Next und dann auf Assign.

Ändern der Richtlinie und Hinzufügen des Berechtigungssatzes

So ändern Sie die Richtlinie für die verbundene App:

  1. Gehen Sie zu Setup > Apps > App Manager > AcrolinxUserConnectedApp > Manage > Edit Policies.

  2. Gehen Sie zu Connected App Edit | OAuth Policies > Permitted Users und wählen Sie im Drop-down-Menü die Option Admin approved users are pre-authorized aus.

  3. Scrollen Sie zu Permission Sets und klicken Sie auf der Seite App Manager für die AcrolinxUserConnectedApp auf Manage Permission Sets.

  4. Wählen Sie den Berechtigungssatz Acrolinx Sidebar aus und klicken Sie auf Save.

2. Festlegen der Acrolinx-URL und Erstellen eines Score-Felds

Festlegen der Acrolinx-URL und Erstellen eines Score-Felds

Festlegen der Acrolinx-URL

Sie müssen Salesforce mit Ihrer Acrolinx-Instanz verbinden. Fügen Sie dazu die Acrolinx-URL zu den Salesforce Remote Site Settings hinzu.

So fügen Sie Ihre Acrolinx-URL zu Salesforce hinzu:

  1. Geben Sie im Setup in das Feld Quick Find „Remote Site Settings“ ein. Wählen Sie Remote Site Settings.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche New Remote Site, um das Fenster Remote Site Edit zu öffnen. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

    • Remote Site Name: <z. B. Acrolinx>

    • Remote Site URL: <Die URL Ihrer Instanz>

    • Active: true

  3. Klicken Sie auf Save.

  4. Öffnen Sie die Acrolinx App Configuration und fügen Sie Ihre Remote Site URL in das Feld Acrolinx URL ein.

Feld „Acrolinx Score“ erstellen

Es ist auch möglich, den Acrolinx Score für jeden Ihrer Artikel zu speichern. Dafür müssen Sie zunächst ein Feld erstellen, in dem der Score gespeichert wird. Nachdem Sie dieses Feld erstellt haben, können Sie den Score für einen Artikel direkt in Salesforce anzeigen. Mehr dazu erfahren Sie unter Komponenten zur Record-Seite hinzufügen.

So erstellen Sie ein Feld zum Speichern des Scores:

  1. Gehen Sie zu Setup > Object Manager > Knowledge.

  2. Wählen Sie Fields & Relationships > New, um ein neues Feld hinzuzufügen. Wählen Sie das Optionsfeld neben Number und klicken Sie auf Next.

  3. Fügen Sie die folgenden Informationen unter Step 2 hinzu:

    • Benennen Sie Ihr Feld in der Box Field Label. Wir empfehlen „Acrolinx Score“ zu verwenden.

    • Benennen Sie Ihr Feld in der Box Field Name. Wir empfehlen „AcrolinxScore“ mit dem Zusatz „_c“ am Ende. Zum Beispiel: „AcrolinxScore_c“.

    • Geben Sie eine Beschreibung für die Funktion des Feldes ein, z. B.: „This field will store the Acrolinx Score that gets saved after an automated check.“

    Klicken Sie auf Next.

  4. Wählen Sie die Benutzerprofile aus, die dieses Feld bearbeiten können sollen, und klicken Sie auf Next.

  5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Add Field neben Knowledge Layout und klicken Sie auf Save.

  6. Öffnen Sie die Acrolinx App Configuration und suchen Sie in Field to store Acrolinx score nach dem Namen Ihres Feldes.

Anmerkung

Wenn Sie dieses Feld nicht zur Field-Level-Sicherheit hinzufügen, blendet Salesforce Knowledge das Feld für alle Profile aus.

Komponenten zur Record-Seite hinzufügen

Um einen schnellen Überblick über die Acrolinx Scores Ihrer Inhalte zu erhalten, können Sie die Komponente Acrolinx Score zu Ihrer Record-Seite hinzufügen.

Anmerkung

Damit Ihre Autor*innen auf die Seite Edit with Acrolinx zugreifen können, müssen Sie möglicherweise Salesforce-IP-Adressen zu Ihrer Zulassungsliste hinzufügen.

Tun Sie das, wenn:

  • unter Session Settings die Einstellung „Enforce login IP ranges on every request“ ausgewählt ist.

  • für das Profil eines*r Benutzers*in IP-Bereiche festgelegt sind.

n diesem Fall müssen Sie den IP-Bereichen für die ausgewählten Profile zusätzliche Salesforce-IP-Adressen hinzufügen. Erfahren Sie, welche Adressen Sie hinzufügen müssen.

So fügen Sie Komponenten zur Record-Seite hinzu:

  1. Gehen Sie zu Setup > Object Manager > Knowledge.

  2. Wählen Sie Lightning Record Pages. Klicken Sie unter Label auf den Namen Ihrer Record-Seite (z. B. „Knowledge Record Page“), und klicken Sie auf Edit.

  3. Wenn die Seite Lightning App Builder geöffnet wird, suchen Sie unter Komponenten nach „Acrolinx“. Ziehen Sie die Komponenten Acrolinx Score und Edit with Acrolinx per Drag & Drop auf Ihre Seite

  4. Klicken Sie auf Save.

Tipp

Möglicherweise müssen Sie die Seite auch aktivieren, damit sie den Benutzer*innen zur Verfügung steht.

Sie sehen keine Lightning Record Page für Knowledge?

Wenn Sie die Lightning Record Page für Knowledge nicht sehen, müssen Sie sie möglicherweise erstellen.

So erstellen Sie diese Seite:

  1. Gehen Sie zu Setup > Object Manager > Knowledge.

  2. Wählen Sie Lightning Record Pages. Klicken Sie auf New und wählen Sie Record Page, dann klicken Sie auf Next.

  3. Geben Sie neben Label eine beliebige Bezeichnung ein (z. B. Knowledge Record Page). Wählen Sie neben Object die Option Knowledge aus. Klicken Sie auf Next.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Clone Salesforce Default Page oder wählen Sie Ihre bevorzugte Vorlage auf der Registerkarte Choose Page Template. Klicken Sie auf Finish.

  5. Suchen Sie beim Öffnen der Seite Lightning App Builder unter Komponenten nach „Acrolinx“. Ziehen Sie die Komponenten Acrolinx Score und Edit with Acrolinx per Drag & Drop auf Ihre Seite. Klicken Sie auf Save und Activate.

  6. Wählen Sie, wo Sie das Seitenlayout zuordnen möchten, und klicken Sie auf Save.

3. Einrichtung der Stapelprüfung

Einrichtung der Stapelprüfung in Salesforce Knowledge

Festlegen der maximalen Anzahl paralleler Prüfungen

Anmerkung

Dieses Feld ist für die Stapelprüfung erforderlich.

Wenn Acrolinx mehrere Artikelentwürfe gleichzeitig prüfen soll, fügen Sie neben Max. Number of Parallel Checks unter Acrolinx Setup eine Zahl hinzu. Damit wird die maximale Anzahl gleichzeitig geprüfter Artikel festgelegt. Verwenden Sie eine ganze Zahl zwischen 1 und 23. Wir schlagen 5 als Standardwert vor.

Stapelprüfung aktivieren

Mit der Stapelprüfungsoption in Salesforce können Sie mehrere Artikelentwürfe direkt in der Listenansicht von Salesforce Knowledge prüfen. Sie müssen nicht für jede Datei die Sidebar öffnen und können leicht feststellen, wie Ihr Content abschneidet.

Um die Stapelprüfung zu aktivieren, fügen Sie eine Quick-Action-Schaltfläche hinzu, die die Prüfung von ungespeicherten Artikelentwürfen startet.

Eine Schaltfläche für die Listenansicht erstellen

  1. Gehen Sie zu Setup > Object Manager > Knowledge.

  2. Wählen Sie Buttons, Links, and Actions > New Button or Link.

  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

    • Label: Check with Acrolinx

    • Name: Wird automatisch auf der Grundlage des Label-Werts hinzugefügt und muss eindeutig sein.

    • Display Type: List Button

    • Behavior: Display in an existing window without sidebar or header

    • Content Source: URL

    • Geben Sie im Textfeld unten Folgendes ein: {!URLFOR('/flow/AcrolinxApp/ScheduleBatchAcrolinxEvaluation')}

  4. Klicken Sie auf Save.

Schaltfläche zum List View Button Layout hinzufügen

  1. Gehen Sie zu Setup > Object Manager > Knowledge.

  2. Wählen Sie List View Button Layout > Edit. Klicken Sie auf Add, um Ihre neu erstellten Schaltflächen in die Liste Selected Buttons im Abschnitt Custom Buttons zu verschieben.

  3. Klicken Sie auf Save. Die Schaltfläche Check with Acrolinx wird auf der Knowledge-List-View-Seite angezeigt.

Cancel-Schaltfläche zum Batch Check Page Layout hinzufügen

  1. Gehen Sie zu Setup > Object Manager > Acrolinx Batch Check > Page Layouts > Acrolinx Job Layout.

  2. Wählen Sie Mobile & Lightning Actions.

  3. Ziehen Sie Abbrechen per Drag & Drop in den Abschnitt Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions.

  4. Klicken Sie auf Save. Die Schaltfläche Cancel wird auf der Seite Acrolinx Batch Check angezeigt.

Protokolle und Prüfverlauf

Wenn Sie die Acrolinx App in Salesforce öffnen, sehen Sie die Registerkarten Check History und Logs neben dem Acrolinx Setup. Diese können Sie zur Fehlerbehebung verwenden, wenn Sie bei Prüfungen auf Probleme stoßen.

4. Einrichten der automatisierten Prüfung

Einrichten der automatisierten Prüfung in Salesforce Knowledge

Automatisierte Prüfungen aktivieren

Wenn Sie Acrolinx für Salesforce verwenden, können Sie die automatisierte Prüfung aktivieren. Damit wird eine automatische Acrolinx-Prüfung gestartet, wenn Sie einen Artikel im Acrolinx-Editor speichern. Wenn Sie ein Feld Acrolinx Score zu Lightning Knowledge hinzugefügt haben, sehen Sie den Score Ihrer automatisierten Prüfung direkt in Ihrem Artikel.

Wenn Ihre Salesforce-Version Apex Trigger unterstützt, können Sie einen Trigger erstellen, um den Acrolinx Score zu berechnen, wenn Sie einen Artikel speichern oder aktualisieren.

Einen Apex Trigger erstellen

Erstellen Sie in Ihrer Sandbox Org einen Apex Trigger für Ihr Knowledge-Objekt (normalerweise Knowledge__kav) und fügen Sie den folgenden Code ein:

trigger AcrolinxOnSave on Knowledge__kav (after insert, after update) {
    (new AcrolinxApp.KnowledgeObj()).onTrigger();
}

Wenn Sie bereits einen Trigger für Ihr Knowledge-Objekt haben, können Sie nur eine Zeile hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass der Trigger nach dem Einfügen und Aktualisieren ausgeführt wird:

(new AcrolinxApp.Knowledge()).onTrigger()

Ihr Knowledge-Objekt kann auch einen anderen Namen haben. Wenn das der Fall ist, ersetzen Sie „Knowledge__kav“ durch den richtigen Namen.

Erstellen einer Test Class

Erstellen Sie in Ihrer Sandbox Org eine Test Class und fügen Sie den folgenden Code ein:

@IsTest
private class AcrolinxTestClass {
    @IsTest
    private static void insertArticle() {
        AcrolinxApp__AcrolinxConfigurationSettings__c settings = AcrolinxApp__AcrolinxConfigurationSettings__c.getOrgDefaults();
        settings.AcrolinxApp__ScoreCalculationTriggerDisabled__c = true;
        upsert settings;

        Knowledge__kav article = new Knowledge__kav(
            Title = 'Test title',
            UrlName = 'Test-title'
        );

        Test.startTest();
        insert article;
        Test.stopTest();

        System.assert(String.isNotBlank(article.Id), 'Article should be inserted');
    }
}

Erstellen Sie in der Test Class einen Artikeldatensatz, den Sie in die Datenbank einfügen können. Je nach den Anpassungen in Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise Werte für einige andere Felder definieren. Zum Beispiel „Language“, wenn Sie Übersetzungen aktivieren.

Verbinden von Sandbox- und Produktions-Organisationen

  1. Geben Sie im Setup in die Box Quick Find das Wort „Deployment“ ein. Wählen Sie Deployment Settings und klicken Sie auf Continue.

  2. Klicken Sie auf Edit neben dem Namen der Sandbox-Organisation und wählen Sie Allow Inbound Changes.

  3. Klicken Sie auf Save.

Ein Outbound Change Set anlegen

  1. Geben Sie im Setup in die Box Quick Find „Outbound Change Sets“ ein. Wählen Sie Outbound Change Sets und klicken Sie auf Continue.

  2. Klicken Sie auf New und geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein. Klicken Sie auf Save.

  3. Klicken Sie auf den Namen eines Change Sets in der Liste Change Sets. Klicken Sie unter Change Set Components auf Add.

    • Wählen Sie Apex Trigger aus der Dropdown-Menü Component Type aus. Wählen Sie den von Ihnen erstellten Trigger aus und klicken Sie auf Add to Change Set.

    • Wählen Sie Apex Class aus dem Dropdown-Menü Component Type. Wählen Sie die von Ihnen erstellte Testklasse aus und klicken Sie auf Add to Change Set.

  4. Klicken Sie im Detailbereich des Change Sets auf Upload.

  5. Wählen Sie Target Organization (production org) und klicken Sie auf Upload.

Verteilen Sie Ihr Inbound Change Set

  1. Geben Sie im Setup in die Box Quick Find „Inbound Change Sets“ ein. Wählen Sie Inbound Change Sets und klicken Sie auf Continue.

  2. Klicken Sie auf Validate neben Change Set Name. Wählen Sie im Abschnitt Validate Change Set unter Choose a Test Option die Option Default.

  3. Klicken Sie auf Validate neben Choose a Test Option und dann auf OK.

  4. Wenn die Validierung erfolgreich war, gehen Sie auf die Seite Inbound Change Sets. Klicken Sie auf Deploy neben dem gewünschten Change Set.

Tipp

Sie können den Status der laufenden Verteilungen auf der Seite Deployment Status verfolgen. Um es zu öffnen, wechseln Sie zu Setup, geben Sie Deployment Status in das Feld Quick Find ein, und wählen Sie dann Deployment Status aus. Die Seite zeigt auch abgeschlossene Verteilungen an.

Automatisierte Prüfungen deaktivieren

Wenn Sie einen großen Datensatz hochladen müssen, können Sie Ihre individuellen Einstellungen ändern, um automatisierte Prüfungen zu deaktivieren.

So deaktivieren Sie automatisierte Prüfungen:

  1. Geben Sie im Setup im Feld Quick Find „Custom Settings“ ein. Wählen Sie Custom Settings.

  2. Klicken Sie auf Manage neben Acrolinx Configuration Settings.

    • Den Trigger für alle deaktivieren – Klicken Sie auf New unter Acrolinx Configuration Settings.

    • Den Trigger für einen bestimmte*n Benutzer*in deaktivieren – Klicken Sie oben in der Tabelle unter Default Organization Level Value auf New. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Location die Option User und fügen Sie den Namen des*r Benutzers*in

  3. Wählen Sie Score Calculation Trigger Disabled und klicken Sie auf Save.

5. Hinzufügen sicherer Anmeldeinformationen (nur 3.4)

Hinzufügen sicherer Anmeldeinformationen in Salesforce Knowledge

So fügen Sie die sicheren Anmeldeinformationen hinzu, die Sie im Setup-Assistenten generiert haben:

  1. Gehen Sie zu Setup > App Manager > AcrolinxUserConnectedApp > View > Manage Consumer Details > Copy Consumer Key.

  2. Gehen Sie im Acrolinx Setup wie folgt vor:

    1. Geben Sie den kopierten Consumer Key neben der Client ID ein.

    2. Geben Sie die Datei server.key ein, die Sie im Abschnitt Vorbereiten Ihrer Instanz generiert haben. Fügen Sie sie neben Private Key hinzu.