Wahrscheinlich haben Sie eine Liste von Wörtern, die für Ihre Marke wichtig sind. Sie möchten, dass Ihre Autor*innen diese Wörter konsequent verwenden. Ein typisches Beispiel sind Produktnamen. Dies sind Wörter, die eine normale Rechtschreibprüfung als Rechtschreibfehler melden würde. Bei Rechtschreibprüfungen haben Sie meist die Möglichkeit, Wörter als Ausnahmen hinzuzufügen. Das Gleiche können Sie auch mit Acrolinx tun. Doch eine Ausnahmeliste ist nicht immer der beste Ort für diese Wörter.
Angenommen, Sie haben eine Produktlinie namens „Awesome Thing®“. Sicherlich möchten Sie nicht, dass dieses Wort als Rechtschreibfehler auftaucht. Doch es geht um mehr als das. Denn das Wort ist Teil Ihrer Markensprache und soll von allen Autor*innen gleich geschrieben werden. Es heißt nicht „Awesome thing“ oder „Awesome-thing“, sondern „Awesome Thing®“. Sie möchten die Schreibweise dieses Wortes genau kontrollieren. In diesem Fall fügen Sie das Wort zu Ihrer Terminologie hinzu.
Auf der anderen Seite haben Sie vielleicht ein korrekt geschriebenes Wort, das ebenfalls als Rechtschreibfehler markiert wird. Angenommen, Sie schreiben über Dysnomia, den griechischen Dämon der Gesetzlosigkeit, bzw. den Mond, der um den Planeten Eris kreist. Acrolinx markiert die Wörter „Dysnomia“ und „Eris“ wahrscheinlich als Rechtschreibfehler. Auch wenn diese Wörter nicht zu Ihrer Terminologie gehören, möchten Sie verhindern, dass sie als Rechtschreibfehler markiert werden. In diesem Fall fügen Sie die Wörter zu Ihrer Ausnahmeliste hinzu.
Die Seite „Unbekannte Wörter bearbeiten“ zeigt Ihnen Wörter an, die häufig in Ihrem Content vorkommen, Acrolinx aber „unbekannt“ sind. Sie können wählen, ob Sie diese Wörter als Ausnahme oder zu Ihrer Terminologie hinzufügen möchten.
Wenn Sie diese Seite zum ersten Mal öffnen, sehen Sie eine Liste mit Wörtern. Für jedes Wort haben Sie 3 mögliche Aktionen zur Auswahl. Acrolinx schlägt für jedes Wort eine Aktion vor. Die von Acrolinx vorgeschlagenen Aktionen werden blau hervorgehoben. Wir nennen die vorausgewählte Aktion die „Standardaktion“. Wenn Sie mit der vorgeschlagenen Aktion einverstanden sind, müssen Sie die Entscheidung nur noch bestätigen. Sie können die Aktion auch ändern.
Sie haben für jedes Wort die folgenden Möglichkeiten:
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Das Wort als bevorzugten Term hinzufügen
Bestätigen Sie, dass das Wort zu Ihrer Terminologie gehört. Es wird zu Ihrer Terminologiedatenbank hinzugefügt, sodass Sie die Einstellungen und Übersetzungen des Terms verwalten können.
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Schreibweise bestätigen
Bestätigen Sie, dass das Wort korrekt geschrieben ist. Es wird als dauerhafte Rechtschreibausnahme hinzugefügt, damit Acrolinx es nicht als Rechtschreibfehler meldet.
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Als Rechtschreibfehler markieren
Bestätigen Sie, dass es sich um einen Rechtschreibfehler handelt. So erhalten Autor*innen weiterhin einen Schreibtipp.
So kategorisieren Sie unbekannte Wörter:
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Prüfen Sie die Standardaktion für jedes Wort und bestätigen Sie die Aktion, die Sie anwenden möchten.
Klicken Sie dafür neben jedem Wort in das Kontrollkästchen in der Spalte Bestätigt.
Sie können auch mehrere Wörter auswählen.
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Klicken Sie dazu ALLE AUF DIESER SEITE AUSWÄHLEN, um nur die Wörter auf der aktuellen Seite auszuwählen.
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Öffnen Sie die Dropdown-Liste. Klicken Sie auf Alle Wörter auf allen Seiten auswählen. Wenn Sie Ihre Auswahl aufheben möchten, klicken Sie auf Alle Wörter auf allen Seiten abwählen.
Wenn Sie bereits bestätigte Wörter ausblenden möchten, wählen Sie die Option Bestätigte Wörter ausblenden.
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Wenn nötig, ändern Sie die Aktionen für die übrigen Wörter.
Klicken Sie dafür die jeweils gewünschte Aktion an. Wenn Sie die Aktion ändern, markiert Acrolinx das Wort automatisch für Sie als Bestätigt.
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Wenn Sie sich bei einem Wort nicht sicher sind, können Sie sich Beispiele anschauen, wie andere das Wort verwendet haben.
Dafür gibt es 2 Möglichkeiten:
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Bewegen Sie Ihre Maus auf das entsprechende Wort. Dadurch erscheint ein Verwendungsbeispiel. Im Hilfebereich sehen Sie einen Beispielsatz, in dem Acrolinx das Wort gefunden hat.
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Um alle Sätze zu sehen, in denen Acrolinx dieses Wort gefunden hat, klicken Sie auf das Wort.
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Wenn Sie alle gewünschten Wörter bestätigt haben, klicken Sie auf Änderungen anwenden.
Acrolinx wendet Ihre Änderungen an. Alle als bestätigt markierten Wörter werden nun von der Seite Unbekannte Wörter bearbeiten entfernt.
Acrolinx wendet Ihre Änderungen mit den folgenden Ergebnissen an:
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Wörter, die Sie als neue Terme kategorisiert haben, werden als „bevorzugte“ Terme zu Ihrer Terminologiedatenbank hinzugefügt. Dabei werden sie einem Standardsachgebiet zugeordnet.
Sie müssen Ihre Sprachkonfiguration jedoch neu laden, damit Acrolinx diese Wörter nicht mehr als Rechtschreibfehler behandelt.
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Wörter, die Sie als Ausnahmen kategorisiert haben, werden einer unternehmensweiten Ausnahmeliste hinzugefügt.
Diese Änderung ist sofort wirksam. Beachten Sie: Diese unternehmensweite Ausnahmeliste unterscheidet sich von den benutzerdefinierten Ausnahmelisten, die Autor*innen über die Acrolinx-Integrationen aktualisieren. Diese Ausnahmen können sich auf bestimmte Dokumente oder Guidance-Profile beziehen. Ihre unternehmensweite Ausnahmeliste gilt für alle, die Acrolinx verwenden. Sie können die Liste nur im Guidance-Assistenten aktualisieren.
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Wörter, die Sie als Rechtschreibfehler markiert haben, werden auf Ihrer Acrolinx-Plattform gespeichert.
Diese Änderung wird ebenfalls sofort wirksam. Acrolinx merkt sich, dass Sie dieses Wort als Rechtschreibfehler bestätigt haben. Es wird dann nicht mehr im Guidance-Assistenten angezeigt. Wenn Autor*innen ihren Content prüfen, markiert Acrolinx das Wort weiterhin als Rechtschreibfehler.